RFQ (request for quotation) atau permintaan penawaran bukan sekadar pesan “minta harga bubut”. Untuk pekerjaan komponen mesin pabrik, bengkel perlu memahami bagian yang dibahas, data yang tersedia, jumlah, dan hasil yang diminta. Format berikut dapat dipakai tim maintenance atau procurement di Gresik dan Jawa Timur sebagai titik awal; format ini bukan dokumen resmi Hadi Tehnik Prakasa dan tidak menggantikan persetujuan engineering.
Untuk menyusun rentang anggaran awal, buka panduan estimasi biaya bubut dan perbaikan mesin; kisarannya bersifat indikatif, bukan penawaran HTP. Checklist data sebelum meminta jasa bubut juga bisa membantu bila Anda belum tahu informasi apa yang tersedia.
Isi format ini dengan informasi yang sudah diketahui
PERMINTAAN PENAWARAN PEKERJAAN KOMPONEN
- Perusahaan dan PIC: [nama / fungsi / kontak]
- Lokasi unit atau pabrik: [kota / area]
- Identitas aset: [nama mesin / nomor tag / model bila diketahui]
- Komponen: [nama / fungsi / posisi pada mesin]
- Kebutuhan yang diminta: [inspeksi / perbaikan / rekondisi / pembuatan baru / perlu diskusi]
- Kondisi atau gejala: [apa yang terlihat, sejak kapan, dampak operasi]
- Jumlah: [unit atau set]
- Data yang dilampirkan: [foto / drawing / revisi gambar / manual / contoh fisik]
- Material: [spesifikasi dari dokumen / belum diketahui]
- Ukuran kritis dan toleransi: [salin dari drawing yang disetujui; jangan menebak]
- Hasil yang diminta: [dokumen inspeksi / dimensi / pengujian / serah terima sesuai kesepakatan]
- Target waktu: [tanggal kebutuhan dan batasan jadwal]
- Penyerahan atau akses: [komponen dibawa / lokasi kerja / kebutuhan penanganan yang perlu dikonfirmasi]
- Mohon penawaran menjelaskan: [lingkup / material dan parts / mobilisasi / pajak bila berlaku / jadwal dan asumsi / pengecualian / cara menyetujui perubahan scope]
Isi “belum diketahui” ketika datanya memang belum ada. Jangan mengarang jenis material, toleransi, penyebab kerusakan, atau spesifikasi. Bila ada bagian yang harus mengikuti drawing, manual mesin, atau keputusan engineer, cantumkan rujukannya agar bengkel tidak menebak maksud pengguna.
Bagian yang perlu dibuat jelas sebelum membandingkan harga
Lingkup dan jumlah
Bedakan pekerjaan yang diminta dari opsi yang baru ingin ditanyakan. Misalnya, pisahkan pemeriksaan awal, pengerjaan komponen, parts, pemasangan, dan pengujian jika relevan. Sebutkan apakah penawaran diminta untuk satu komponen atau beberapa unit yang sama.
Drawing, sampel, dan revisi
Sebutkan nomor atau revisi drawing dan tandai dokumen yang menjadi acuan. Jika hanya ada sampel fisik atau sketsa, nyatakan itu. Jangan mengirim salinan gambar rahasia tanpa izin perusahaan. Ukuran dan toleransi harus berasal dari dokumen atau pihak engineering yang berwenang.
Jadwal, lokasi, dan asumsi
Tanggal kebutuhan membantu vendor menyampaikan apakah jadwal dapat dibahas, tetapi bukan jaminan lead time. Tuliskan lokasi unit dan kebutuhan mobilisasi atau penyerahan untuk dikonfirmasi. Untuk pekerjaan di lokasi pabrik, ikuti prosedur akses, izin kerja, dan keselamatan fasilitas Anda.
Kriteria pemeriksaan dan serah terima
Jika hasil perlu diperiksa, mintalah tim engineering menetapkan karakteristik apa yang harus diverifikasi, dokumen yang diperlukan, serta siapa yang menerima hasil. Jangan menetapkan toleransi atau uji fungsi generik hanya agar semua vendor memberi jawaban seragam; kriteria harus sesuai fungsi komponen dan persetujuan teknis.
Gunakan format ini untuk menyamakan informasi awal. Lingkup final, harga, jadwal, tanggung jawab, dan kriteria penerimaan baru berlaku setelah dibahas dan disetujui pihak yang berwenang.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah RFQ harus sudah memiliki drawing?
Drawing yang disetujui sangat membantu bila tersedia. Jika belum ada, jelaskan kondisi data yang dimiliki seperti foto, sampel, sketsa, atau ukuran yang diketahui, lalu tanyakan data tambahan apa yang dibutuhkan. Jangan menyimpulkan gambar atau sampel otomatis cukup untuk produksi.
Bagaimana jika material atau toleransi belum diketahui?
Tulis “belum diketahui” dan minta klarifikasi. Jangan menebak material atau menentukan toleransi tanpa rujukan desain dan persetujuan teknis.
Apakah RFQ sama dengan purchase order?
Tidak. RFQ meminta informasi dan penawaran untuk dievaluasi. Purchase order atau dokumen persetujuan mengikuti proses resmi perusahaan dan baru dibuat oleh pihak yang berwenang.
Langkah berikutnya
Kirim informasi yang boleh dibagikan, lalu minta bengkel menyebutkan hal yang belum jelas dan asumsi yang dipakai. Setelah menerima proposal, bandingkan penawaran berdasarkan lingkup yang sama sebelum keputusan pembelian.